Du 19 au 25 novembre 2024, l’équipe d’Enabel Mauritanie a bénéficié d’une formation sur le Système de Gestion Documentaire (DMS) dispensée par une experte du siège, Claire Ceyssens. Ce moment d’apprentissage intense visait à renforcer les compétences des équipes pour une gestion plus efficiente des documents et des données sur SharePoint, tout en alignant les pratiques locales sur les normes globales d’Enabel.

Voici les principaux résultats obtenus au cours de cette session enrichissante :

1. Une équipe formée et des rôles clarifiés : les point focaux DMS ont été identifiés et leurs rôles respectifs définis. Cette répartition claire des responsabilités garantit une gestion fluide et harmonieuse du système.

2. Maîtrise de l’environnement SharePoint : l’équipe a acquis une connaissance approfondie de l’application SharePoint, y compris l’architecture du site pays DMS. Les formations pratiques ont permis aux participant·es de se familiariser avec la structure et les fonctionnalités du DMS.

3. Conformité à la structure standard : tous les documents et dossiers créés respectent désormais la structure standard définie. Une attention particulière a été portée à l’alignement des sous-dossiers spécifiques et à l’archivage conforme.

4. Gestion des bibliothèques et sécurité des données : les bibliothèques publiques et à accès restreint sont structurées et les groupes de sécurité (GS) correctement configurés. L’accès est désormais géré efficacement pour assurer une confidentialité optimale.

5. Sensibilisation et collaboration renforcées : un effort particulier a été fait pour sensibiliser l’ensemble des utilisateur·rices à l’importance du DMS, en mettant en avant les avantages de la collaboration et du partage via SharePoint.

6. Migration et nettoyage des données : la migration des anciens documents et fichiers vers la nouvelle structure est en cours. Les doublons et dossiers obsolètes sont progressivement supprimés, garantissant une bibliothèque organisée et efficace.

7. Amélioration continue et formations ciblées : la formation a également abordé l’utilisation avancée de SharePoint, l’archivage numérique, et l’outil 'Document_set' pour la bibliothèque Contrats. Une feuille de route a été établie pour le suivi et le perfectionnement des pratiques dans les mois à venir.

Cette formation marque une étape importante dans la modernisation de la gestion documentaire à Enabel Mauritanie. En adoptant pleinement le DMS, l’équipe s’inscrit dans une dynamique d’efficacité, de collaboration et de conformité avec les standards internationaux. Une telle initiative démontre l’engagement continu d’Enabel à renforcer les capacités de ses équipes pour mieux servir ses partenaires et bénéficiaires.

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