Dans le cadre de la préparation de la mise en production du module 1 de l’application, s'est tenu du 17 au 20 janvier 2023, le deuxième atelier fonctionnel juridique à Kindia.

L'initiative est d'Enabel en collaboration avec le Ministère de l'Administration du Territoire et de la Décentralisation (MATD).Objectif, contribuer à l'amélioration durable et sécurisée du système d'état civil guinéen pour prendre en compte les modifications liées à la digitalisation, ensuite utiliser le levier digital comme vecteur d'amélioration des pratiques des services, producteurs et utilisateurs d'état civil en Guinée.Longtemps attendue, la réforme visant à moderniser l'état civil via la digitalisation est amorcée en Guinée.Djenabou Touré, Coordinatrice Nationale de la Réforme de la Modernisation de l'état civil au Ministère de l'Administration du Territoire et de la Décentralisation qui a présidé la cérémonie explique.

" Je voudrais au non du gouvernement, particulièrement au nom de mon ministre de l'Administration du Territoire et de la Décentralisation, remercier l'ensemble des partenaires qui nous accompagne, notamment l'Union européenne à travers l'Agence Enabel qui finance ce projet pilote sur la digitalisation des faits d'état civil consiste à numériser l'ensemble des actes existants liés aux faits d'état civil notamment les actes de naissance, de mariage, et de décès. Mais également d'autres faits d'état civil comme les jugements supplétifs. Donc l'atelier fonctionnel auquel nous participons concerne effectivement la digitalisation des jugements supplétifs liés aux naissances, mariages et décès.Aujourd'hui, il est question de prendre en compte l'ensemble de l'existence des faits d'état civil, de les digitaliser pour constituer un fichier national de l'état civil, à cela s'ajoute l'enregistrement direct des citoyens sur les questions de fait d'état civil, particulièrement la naissance, le mariage, le décès. De ce fait, cet atelier concerne uniquement les jugements supplétifs. Nous sommes là avec des magistrats, greffiers en chef et chefs de service d'état civil pour qu'ensemble, nous puissions harmoniser l'élaboration des jugements supplétifs et leur transcription parce qu'un jugement supplétif de naissance n'a de valeur que lorsqu'il est transcrit dans les registres de l'état civil alors le plus souvent une fois qu'on se dote d'un jugement supplétif les citoyens n'ont pas l'information, ils ne savent pas que ce jugement n'est valable que s'il est transcrit dans un registre de la commune donnée donc le plus souvent les citoyens s'enregistrent juste aller en justice et aussi les formes. Chaque tribunal de première instance a sa forme appropriée d'élaboration ou le jugement supplétif, ainsi, il est question d'harmoniser pour qu'à long terme, nous puissions avoir des jugements supplétifs identiques sur tous les faits d'état civil" indique la coordinatrice.
Ces travaux du deuxième atelier fonctionnel juridique du projet pilote d'amélioration du système d'état civil guinéen par l'effet catalyseur de la digitalisation consistent à travailler à harmoniser les contenus et format des jugements supplétifs (naissance, mariage, décès) et leur transcription. C'est un processus continu qui nécessite une surveillance et une adaptation constante pour s'adapter aux changements dans les lois et les pratiques." Nous venons de supporter la Guinée pour la mise en place d'un nouveau système d'état civil y compris aussi les fuites avec les tribunaux l'activité a été organisée par Enabel en collaboration avec le MATD avec l'autorisation de nos bailleurs de fonds qui est la commission Européenne au fait si on va principalement se focaliser sur le flux avec des tribunaux, on va parler en fait de nouveau système pour les tribunaux et pour te dire les jugements supplétifs de façon moderne et harmoniser et aussi parler de flux avec les communes donc il est très important que dans le futur quand on fait un jugement supplétif automatiquement ce jugement sera en fait transféré à la commune au moment de signer suite à cela, on va avoir un grand gain au niveau du travail à faire dans les communes parce qu'on va récupérer toutes les données du jugement supplétif pour produire dans son inscription" explique  Michel Luypaert, chef d'équipe DXC.
Les séances quant à elles ont essentiellement porté sur la simplification des procédures d'enregistrement en lien avec la dématérialisation, la correction des erreurs matérielles et la création des jugements supplétifs, notamment l'harmonisation des formats.

" Nous disons que nous irons effectivement dans le sens de ce projet parce que nous savons que c'est un projet qui est effectivement reconnu et ça sera purement salutaire pour la réputation de Guinée et ça va changer comme vous le savez comme vous l'avez constaté et comme il a été dit par madame la coordinatrice effectivement tous ceux qui avaient à dire c'est pour dire maintenant l'état civil, ça sera plus du n'importe quoi, ce sera quelque chose de bien réfléchi et bénéfique pour les citoyens " affirme Jean Beavogui, secrétaire général chargé des collectivités de la préfecture.
Des experts nationaux de l'état civil, des cadres du MATD, de l'office national d'état civil et de l'identification, des chefs de greffes, des présidents de TPI et autres acteurs intervenants dans le domaine ont pris part à ce deuxième atelier fonctionnel juridique.Au terme de cet atelier, les recommandations suivantes ont été formulées à l'endroit des décideurs et usagers des services d'état civil :Générer automatiquement un identifiant pour chaque nouveau jugement établi en lien avec sa transcription ; Garder les mêmes numéros pour les jugements déjà établis et transcrits ; Indiquer dans la transcription les références du jugement ayant servi à son établissement (jugement supplétif, jugement rectificatif, jugement étranger…) ; Délivrer un récépissé à chaque justiciable dès la signature du jugement supplétif ; Attendre que le Tribunal ou la cour statue sur le recours avant de transmettre la décision à la commune pour la transcription ; Prendre toutes les dispositions pour la réadaptation de l’article 194 du code civil afin d’éviter à ceux-ci d’avoir deux actes de naissances ; Établir une nouvelle version de l’acte ; Établir un acte modificatif reprenant les détails de la modification. ; Identifier les erreurs matérielles ; Adapter la loi guinéenne au nouveau système.