L’Agence belge de développement (Enabel) à travers le projet ‘‘appui à la digitalisation des services d’état civil’’ accompagne la Direction générale de la Modernisation de l’Etat civil (DGMEC) dans la numérisation des registres de l’état civil des communes de Koupéla, Pouytenga, Ouargaye, Tenkodogo et Bittou. A cet effet, la DGMEC a dépêché du 15 au 26 mai 2023 à Tenkodogo, une équipe de plus d’une dizaine de techniciens pour procéder au scannage des registres de l’état civil. Avant l’étape de Tenkodogo, c’est les communes de Pouytenga et Koupéla qui ont déjà accueilli les équipes de la DGMEC.

L’objectif de cette activité est d’assurer une meilleure sécurisation des documents d’état civil et faciliter leur accès en toute circonstance dans un contexte marqué par de nombreux déplacements de populations dans la région du Centre-Est, du fait de l’insécurité.

Plusieurs risques à savoir les pertes, la destruction (actes de vandalisme ou de terrorisme), l’humidité, les rongeurs, les insectes, les incendies et les inondations rendent difficile la conservation des documents d’état civil et compliquent la recherche et la production des actes lorsque les populations n’en disposent plus et sont dans le besoin.  Cette situation est envenimée par la crise sécuritaire avec son corolaire de destruction dans plusieurs localités, des locaux administratifs abritant les archives de l’état civil.
Le processus de numérisation, une action de préservation et de sauvegarde les informations contenues dans les registres de l’état civil.  

Selon Ousmane DIALLO NACANABO, commissaire principal de police, Directeur de l’Identifiant Unique et de la Sécurisation des Documents de l’Etat civil à la DGMEC, la numérisation des registres d’état civil est un processus en deux (02) phases. La première consiste à faire l’évaluation de l’environnement archivistique et informatique, c’est à dire évaluer l’existant en termes de quantité d’archives à numériser, d’infrastructures et de matériel informatique dont dispose la mairie et la préfecture de la localité concernée. La deuxième consiste à déployer une équipe de techniciens avec du matériel spécifique dédié pour la numérisation proprement dite.

L’équipe déployé à Tenkodogo a pu numériser plus de 2.900 registres au centre principal d’état civil de la mairie de Tenkodogo et environ 1.400 registres au tribunal départemental de Tenkodogo. . Les registres concernés par la numérisation sont les registres de naissance, les registres de mariage et les registres de décès. Après la numérisation des registres, les données sont stockées dans une base et une copie est remise à la commune.

 Pour l’opération de numérisation, ce sont des outils de pointe qui sont utilisés, à savoir des ordinateurs et des scanners de haute performance qui permettent d’éviter de désagrafer et d’endommager les registres d’état civil.

Au niveau des communes de Pouytenga et Koupéla, c’est environ 3.830 registres de naissance, de mariage et de décès qui datent de 1951 à 2022 qui ont été numérisées (1.747 à Pouytenga et 2.083 à Koupéla).  

La sécurisation des documents d’état civil reste toujours une préoccupation majeure pour le système de l’état civil au Burkina Faso

L’importance de la sécurisation des actes d’état civil s’est faite de plus en plus sentir et le processus de numérisation de l’état civil a timidement démarré depuis les années 2015. Avec la numérisation, même s’il arrivait que les registres d’état civil s’abimassent où qu’ils s’exposent à des incidents quelconques (incendie, inondations, actes de vandalisme ou de terrorisme etc.), il y a moins de risque de les perdre. A partir des données numériques, il est possible de reconstituer tous les documents de l’état civil. C’est ce besoin qui a conduit à l’intensification du processus de numérisation des actes d’état civil auprès de communes afin de les aider à sécuriser leurs documents. Des documents physiques, il en existera toujours, mais la numérisation permet de les sécuriser à travers une sauvegarde numérique.  
Plus d’équipements technique pour renforcer et rendre plus opérationnelle la DGMEC   

A entendre M. Ousmane DIALLO NACANABO, beaucoup de communes à travers les régions du Burkina Faso expriment leurs souhaits de bénéficier du processus de numérisation, mais du côté de la DGMEC, il se pose un problème de disponibilité de matériel de numérisation. Actuellement cette direction ne dispose que de seulement quatorze (14) scanners spécifiques et opérationnels. Il est difficile pour cette structure de déployer des équipes dans plusieurs communes simultanément. Pour ce faire, la DGMEC procède à la numérisation des actes d’état civil, commune par comme. In fine, l’ambition est de pouvoir assurer le processus de numérisation sur toute l’étendue du territoire national en dotant et formant les agents de communes elles-mêmes afin de pouvoir sauvegarder les données de l’état civil de tout le pays. L’apport de partenaires comme Enabel est donc positivement apprécié par les premiers responsables de la DGMEC, qui plaident pour un accompagnement notamment à travers le renforcement des capacités techniques de cette structure en charge des opérations de numérisation des actes d’état civil. La numérisation est une activité fastidieuse qui demande l’implication des communes dans son organisation.  

L’état civil de la mairie de Tenkodogo, un service qui fonctionne et tourne à plein régime  

M. Bernard YOUGBARE est le directeur de l’état civil de la mairie de Tenkodogo. C’est son service qui délivre tout ce qui est document lié à l’état civil de la personne tels que les actes de naissance, de mariage, de décès etc. au profit de la population des 92 villages et les 06 secteurs que comptent la commune de Tenkodogo. Un service qui fonctionne et qui tourne à plein régime, mais qui rencontre des difficultés liées entre autres à l’insuffisance d’espaces de stockage des registres d’état civil. Une chose qui, selon lui, confirme davantage la nécessité de procéder à la numérisation des registres de l’état civil.  

Vers la concrétisation de l’identifiant unique du citoyen burkinabè  

L’un des buts visés par la numérisation des actes de l’état civil est aussi de pouvoir disposer à long terme d’un fichier national de l’état civil implémentant l’identifiant unique du citoyen à l’état civil (IUCEC) en coordination avec les autres initiatives nationales en matière d’identification des personnes. Il n’est pas possible par exemple de déplacer un registre physique d’un centre d’état civil sans l’autorisation expresse du procureur. Par contre, lorsqu’on parviendra à la numérisation des données de l’état civil, il est possible de les centraliser au niveau national. A parti de cette étape, il deviendra possible de constituer la base de données nationales et générer l’IUCEC qui a été créé par décret depuis 2013.

A terme, l’identifiant unique permettra entre autres de mettre à jour le registre des naissances et des décès et de disposer une base de données fiable et sécurisée des personnes dans le pays.       

• 
• 
• 
•