Une transition vers la digitalisation des archives
Les institutions d’enseignement technique et agricole de la province de la Tshopo, partenaires du projet GIFT, amorcent une transformation majeure de leurs pratiques de gestion documentaire. Avec l’appui du projet et de son partenaire Dhabu Solution, elles passent progressivement d’un système d’archivage physique à une Gestion Électronique des Documents (GED), plus moderne et efficace. Cette évolution vise à améliorer l’organisation, la conservation et l’accessibilité des informations, essentielles au bon fonctionnement des structures éducatives.  

Des pratiques structurées pour une meilleure organisation
L’accompagnement s’est concrisé par l’introduction de méthodes rigoureuses de gestion documentaire. Les équipes ont été formées aux techniques de tri, de classement, de conditionnement et de conservation des documents. Des plans de classement adaptés à chaque institution ont également été élaborés, permettant une organisation plus cohérente et harmonisée des archives. Du 3 au 14 avril 2026, des sessions de formation ont renforcé les compétences des équipes administratives et des responsables d’archives. Elles ont notamment été initiées à une gestion méthodique des documents ainsi qu’aux principes fondamentaux de la GED.

Des outils concrets pour accompagner le changement
Pour soutenir cette transition, du matériel essentiel a été mis à disposition des institutions partenaires. Ces équipements contribuent à instaurer une discipline documentaire durable et à faciliter l’appropriation des nouvelles pratiques. Parmi les structures bénéficiaires figurent l’IFA Yangambi, les PROVED Tshopo 1 et 2, plusieurs instituts techniques agricoles de Yangambi, Yanonge et Kisangani/Simi-Simi, ainsi que l’Institut Maendeleo.

Un impact visible sur le terrain
Les effets de cet appui sont déjà perceptibles. Des espaces autrefois encombrés sont désormais organisés, les documents mieux répertoriés et l’accès à l’information considérablement amélioré au quotidien. Cette modernisation favorise une meilleure qualité des données et une traçabilité accrue, éléments essentiels pour une gouvernance efficace de l’information agricole et éducative.

Vers une prise de décision plus efficace
En renforçant les capacités des institutions et en améliorant la gestion de l’information, cette initiative contribue directement à une prise de décision plus éclairée. Elle soutient ainsi le développement du secteur agricole et éducatif dans la province de la Tshopo, en posant les bases d’un système plus performant et durable.