Un projet ambitieux visant à digitaliser les registres de l’état civil avec l'appui technique d'Enabel et le soutien financier de l’Union européenne.

Le projet pilote d’amélioration du système d’état civil guinéen par l’effet catalyseur de la digitalisation apporte son expertise technique dans la numérisation des registres d'état civil, ainsi que des ressources pour garantir la réussite de cette activité.

La première étape consistait à installer le matériel informatique, puis, former les agents de l'état civil des communes pilotes. Ces professionnels ont travaillé en étroite collaboration avec les cinq communes de Conakry pour identifier et collecter les actes d'état civil existants, remontant parfois à plusieurs décennies.
Une fois les documents rassemblés, l'équipe a commencé le processus minutieux de numérisation et de vérification des actes. Chaque document est scanné, enregistré dans une base de données sécurisée et relié à une nouvelle base de données informatisée. Cette tâche monumentale nécessite une grande précision et une gestion rigoureuse des données pour éviter toute perte ou erreur. Le projet état civil veille également à la mise en place d'une infrastructure solide pour assurer la sauvegarde régulière des données numérisées et garantir leur disponibilité à long terme. Des mesures de sécurité strictes sont mises en place pour protéger la confidentialité des informations personnelles contenues dans les actes d'état civil.
Pendant ce temps, des séances de renforcement des capacités pour les agents de saisie des communes pilotes afin de les familiariser avec le nouveau système digital.
Les formations ont permis aux fonctionnaires de maîtriser les compétences nécessaires pour gérer efficacement la numérisation et l’indexation des anciens actes d’état civil de manière rapide et précise.

Après six mois d'efforts soutenus, la migration des actes d'état civil dans les cinq communes de Conakry est couronnée de succès avec 100 000 anciens actes de naissance et de mariage migrés.
Les anciens registres papier sont entrain d’être numérisés, permettant un accès facile et rapide aux informations cruciales pour les services publics, les citoyens et les instances judiciaires.

La migration réussie des 100 000 anciens actes d'état civil dans les cinq communes de Conakry est un exemple de bonne pratique en matière de modernisation des services publics et de promotion des droits des citoyens.
Grâce à la collaboration entre Enabel et le Ministère de l’Administration du Territoire et de la Décentralisation (MATD), les communes de Conakry et les professionnels de l'état civil, l’archivage numérique des registres de l’état civil des communes pilotes se poursuit.